Gecikmiş bir dönüşüm programının bütçe aşımını incelediğinizde, tek bir felaket anı bulamazsınız. Bulacağınız şey, üç hafta bekleyen bir süreç kararı, iki ay netleşmeyen bir yetki tanımı ve kimsenin sahiplenmediği bir entegrasyon sorusudur.
Bu kalemler proje planında görünmez. Görünen şey, kaymış bir teslim tarihidir.
Karar gecikmesi nereden gelir
- Kararı verecek kişinin kim olduğu yazılı değildir; konu toplantıdan toplantıya taşınır.
- Karar için gereken bilgi eksiktir, ancak eksiğin ne olduğu da tanımlanmamıştır.
- İki birim arasındaki bir denge kararı, teknik bir soru gibi sunulur ve teknik ekip karar veremez.
- Kararın geri alınabilir olup olmadığı değerlendirilmez; geri alınabilir kararlar da kritikmiş gibi ağır süreçlere tabi tutulur.
Karar hızını tasarlamak
Karar hızı bir kültür meselesi olarak sunulur; oysa büyük ölçüde bir tasarım meselesidir. Program başlarken şu dört şeyin yazılı olması, takvimi çoğu risk yönetimi çalışmasından daha fazla korur:
- Karar listesi: programın hangi kararları gerektirdiği, baştan tahmin edilebildiği kadarıyla listelenir.
- Karar sahibi: her karar için tek bir isim yazılır. Komite, karar sahibi değildir; komite onay merciidir.
- Karar tarihi: kararın en geç ne zaman alınması gerektiği, bağımlı işin başlangıcından geriye doğru hesaplanır.
- Varsayılan seçenek: karar zamanında alınmazsa hangi seçenekle devam edileceği önceden belirlenir.
Varsayılan seçeneği tanımlamak, kararı önemsizleştirmek değil; kararsızlığın maliyetini görünür kılmaktır.
Geri alınabilirlik testi
Her karar aynı ağırlıkta değildir. Ana veri kodlama standardı gibi bir karar, devreye alındıktan sonra değiştirilmesi çok pahalı olan bir karardır ve hak ettiği özeni almalıdır. Buna karşılık bir raporun hangi ekranda görüneceği, sonradan kolayca değiştirilebilir.
Programların önemli bir kısmı bu ikisini aynı ciddiyetle ele alır ve her ikisinde de yavaş kalır. Kararları geri alınabilirliğine göre ayırmak, hem hızı hem de kaliteyi aynı anda yükseltir.
Yönlendirme komitesinin işlevi
Yönlendirme komitesi toplantılarının büyük bölümü durum raporlamasına ayrılıyorsa, o komite karar organı değil dinleyici konumundadır. Sağlıklı bir gündemde raporlama beş dakikayı geçmez; kalan süre, ekibin kendi başına çözemediği kararlara ayrılır.
Bir programın sağlığını anlamanın basit bir yolu vardır: son üç toplantıda kaç karar alındığına bakın. Cevap sıfıra yakınsa, program muhtemelen takvimden değil karar mekanizmasından gecikmektedir.
Bu yazı inefai'nin kurumsal görüşünü yansıtır. Genel bilgi amaçlıdır; kurumunuza özgü bir karar için mevcut durumunuzun ayrıca değerlendirilmesi gerekir.